Obligaciones formales de las sociedades inactivas

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Una sociedad inactiva es aquélla que no lleva a cabo ninguna actividad, pero tampoco se encuentra liquidada. El paso de liquidarla suele no darse por dos razones, principalmente:

  • Por si, en un futuro, puede reactivarse dicha empresa, bien con la misma actividad, bien con otra distinta (con modificación expresa de los estatutos sociales, si es necesario).

 “LA SOCIEDAD INACTIVA NO LLEVA A CABO NINGUNA ACTIVIDAD, PERO NO ESTÁ LIQUIDADA Y DISUELTA.”

  • Por evitar toda la serie de trámites y gastos que conlleva la disolución y liquidación de la sociedad. Cerrar un negocio no resulta gratis. Ocurre algo similar a la muerte y entierro de una persona física. En el caso de las empresas, disolver una sociedad acarrea una serie de costes que varían en función de los recursos propios y del tipo de sociedad del que se trate. En el caso de las sociedades limitadas, entre otras cosas, hay que pagar el Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados, por el concepto de Operaciones Societarias, a lo que hay que añadir los honorarios del asesor (en caso de contar con uno externo), los trámites en el Registro Mercantil y la escritura de extinción.

  “SE SUELEN MANTENER EN INACTIVIDAD PARA EVITAR LOS COSTES Y TRÁMITES DE SU DISOLUCIÓN Y LIQUIDACIÓN.”

 “TAMBIÉN SE MANTIENEN INACTIVAS POR SI, EN UN FUTURO, SE NECESITASE REACTIVARLAS MÁS FÁCIL Y RÁPIDAMENTE.”

Hay un trámite que no debe confundirse con la liquidación y disolución de la sociedad ya que no produce, en modo alguno, sus efectos. Se trata de comunicar a la Agencia Tributaria la inactividad de la empresa, que se entiende por dejar de realizar las actividades establecidas en su objeto social y sus estatutos, además, por supuesto, de no generar ingresos de estas actividades. Pero que la empresa esté inactiva y se comunique a la Agencia Tributaria no la exime, ni mucho menos, de sus obligaciones fiscales, entre otras.

Cuando una sociedad se queda sin actividad, podemos optar por liquidarla y disolverla, o bien, por dejarla «dormida», con cualquiera de los objetivos vistos anteriormente. En este segundo caso, aunque no se realicen operaciones a través de ella, debemos tener en cuenta que hay ciertas obligaciones que cumplir. En España, un 40% de las sociedades registradas en 2013 no tenían actividad alguna, y sin embargo seguían sin liquidar ni disolver a efectos fiscales y administrativos, con todas las implicaciones que ello supone.

Toda sociedad inactiva que siga dada de alta (no liquidada ni disuelta, por tanto), debe cumplir dos tipos de obligaciones principales:

OBLIGACIONES FISCALES DE LAS SOCIEDADES INACTIVAS (con la Agencia Tributaria).

  • Presentar anualmente su declaración por Impuesto de Sociedades. Al estar inactiva, no habrá operaciones que consignar en la cuenta de Pérdidas y Ganancias y únicamente habrá que consignar las partidas del balance (que deberá permanecer prácticamente inalterable con respecto al ejercicio anterior).

 “LA COMUNICACIÓN DE LA INACTIVIDAD DE LA SOCIEDAD A LA AGENCIA TRIBUTARIA NO ES LO MISMO QUE LA DISOLUCIÓN Y LIQUIDACIÓN DE LA SOCIEDAD.”

“LA SOCIEDAD INACTIVA MANTIENE OBLIGACIONES CON LA AGENCIA TRIBUTARIA: PRESENTAR IMPUESTO DE SOCIEDADES, PRACTICAR RETENCIONES E INGRESARLAS.”

 “HAY RÉGIMEN SANCIONADOR POR PARTE DE LA AGENCIA TRIBUTARIA POR EL INCUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES DE LA SOCIEDAD INACTIVA.”

  • No deberá presentar declaraciones trimestrales (o mensuales, según el caso) ni anuales por IVA, ya que la inactividad supone la no existencia de ningún tipo de factura, por lo que no habrá IVA que liquidar a la Hacienda Pública.
  •  A las sociedades inactivas no se les admite, a partir de la fecha de inactividad, ningún resultado, ni positivo, ni negativo. Por lo que no será posible realizar ninguna deducción en concepto de IVA, ni la deducción de ningún gasto, y tampoco emitir ninguna factura. Es decir, desde la fecha de la inactividad, el IVA soportado no será deducible por no ejercer actividad, ya que no se encuentra en el ejercicio habitual de sus operaciones.
  • Obligación de retener e ingresar las retenciones practicadas. Dado que la sociedad conserva su personalidad jurídica hasta su extinción, está sujeta a la obligación de retener, por lo que tendrá que efectuar el ingreso en el periodo de liquidación reglamentario. La sociedad se dará de alta en la obligación censal correspondiente a las retenciones de profesionales y liquidará el impuesto. Posteriormente se dará de baja y en enero habrá de cumplimentar también el resumen. Aunque la sociedad esté inactiva, sólo por el hecho de tener que presentar ciertos impuestos, aunque sea anualmente, tendrá algunas facturas de gastos, con retenciones algunas de ellas, tales como Registro Mercantil, asesores, otros profesionales externos, etc.
  • Hacienda podrá sancionarnos por el incumplimiento de estas obligaciones, incluso en el caso de que el resultado de la cuota a ingresar fuese cero.

OBLIGACIONES MERCANTILES DE LAS SOCIEDADES INACTIVAS  (con el Registro Mercantil).

La sociedad seguirá obligada a realizar todos los trámites y todas las exigencias como si tuviera actividad.

Por lo tanto, sigue obligada a:

  1. Llevar contabilidad. Aunque la sociedad esté inactiva, su contabilidad sigue presentando registros de información: facturas de gastos de profesionales externos, comisiones y liquidaciones de cuentas bancarias existentes, operaciones internas de amortizaciones, provisiones o periodificaciones, etc.
  2. Formular Cuentas Anuales por parte de los administradores.
  3. Aprobar las Cuentas Anuales por parte de la Junta General.
  4. Depositar las Cuentas Anuales y los Libros de Contabilidad. Hemos de recordar que existe un régimen sancionador, por parte del ICAC, para el caso de incumplir esta obligación de depósito de información contable en el Registro Mercantil, con independencia de que la empresa esté o no activa.

OBLIGACIONES SOCIALES DE LAS SOCIEDADES INACTIVAS (con la Seguridad Social).

Hay que tener en cuenta que toda sociedad está obligada a contar con un representante legal, y este no es otro que el administrador, que, salvo prueba de inactividad de éste, debe estar dado de alta como autónomo en la Seguridad Social pues seguirá ejerciendo tanto si la empresa está activa, como si no lo está.

 “LA SOCIEDAD INACTIVA MANTIENE OBLIGACIONES CON EL REGISTRO MERCANTIL: LLEVAR CONTABILIDAD, FORMULAR, APROBAR Y DEPOSITAR CUENTAS ANUALES Y LIBROS CONTABLES.”

TODO ESTO NOS LLEVA A LA SIGUIENTE CONCLUSIÓN:

Es más fácil, y menos costoso a la larga, liquidar y disolver la sociedad que mantenerla inactiva, dado que las obligaciones formales no se extinguen con la inactividad (como hemos visto anteriormente) y es muy fácil no cumplir con dichas obligaciones de manera sistemática, habida cuenta de la actividad que presenta la empresa, lo cual nos hará incurrir en mayores costes y responsabilidades, sin haber solucionado el problema de fondo (sobre todo si el periodo de inactividad se prolonga demasiado tiempo).

Además no debemos pasar por alto es que una sociedad limitada que esté inactiva por un periodo superior a un año, se encuentra en causa legal de disolución. Desde la entrada en vigor del Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, el periodo de inactividad exigible para incurrir en causa de disolución se redujo de tres años a uno. De esto podemos deducir que existe un gran número de entidades de capital que deberían disolverse y no lo hacen, trasladando al administrador la responsabilidad por incumplimiento de su obligación.

Una vez se incurra en causa de disolución, el administrador debe convocar la junta general en el plazo de dos meses para que adopte el acuerdo. De no hacerlo así, responderá de forma solidaria a partir de ese momento por las obligaciones sociales posteriores. Por ejemplo, cualquier acreedor podrá dirigir una demanda contra el administrador o la sociedad, o ambos a la vez, para conseguir el cobro de una deuda.

“ES MÁS FÁCIL Y MENOS COSTOSO LIQUIDAR Y DISOLVER LA SOCIEDAD, ANTES QUE MANTENERLA INACTIVA.”

Por lo tanto, cualquier sociedad que se encuentre en esta situación debería replantearse su disolución y, además, a ser posible, antes de terminar el año, para evitar generar obligaciones referidas al ejercicio siguiente. La fecha de disolución será aquella en la que se inscriba el acto en el Registro Mercantil.

 “LA SOCIEDAD QUE ESTÉ INACTIVA POR UN PERIODO SUPERIOR A UN AÑO, SE ENCUENTRA EN CAUSA LEGAL DE DISOLUCIÓN, TRASLADANDO AL ADMINISTRADOR LA RESPONSABILIDAD POR INCUMPLIMIENTO DE SU OBLIGACIÓN.”

Si finalmente optamos por liquidar y disolver la sociedad, hemos de tener presente que los pasos principales para esto son los siguientes:

  1. Liquidar activos. Vender activos existentes y cobrar todos los saldos pendientes a nuestro favor, si es que existen.
  2. Liquidar pasivos. Pagar todos los saldos pendientes a nuestros proveedores y acreedores. En no pocas ocasiones, las empresas se cierran precisamente por la dificultad para liquidar estos pasivos. Si es éste el caso, hay que solicitar un concurso de acreedores y seguir los pasos que marca la ley. Una vez liquidadas las deudas y compromisos empresariales, podremos continuar con el proceso.
  3. Convocar a todos los socios, que deberán estar de acuerdo con el cierre empresarial.
  4. Declaración censal del cese de actividad en el Censo de empresarios de la Agencia Tributaria.
  5. Baja del autónomo o socio, si fuese necesario.
  6. Disolución de la sociedad ante Notario y posterior inscripción en el Registro Mercantil.  

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